曾几何时，微软办公软件统治着商业世界。到上世纪90年代末和21世纪初，微软的办公套件已经击败了WordPerfect office和Lotus SmartSuite等竞争对手，而且还没有出现竞争。
2006年，谷歌推出了Google Docs & Spreadsheets，这是一个协作式的在线文字处理和电子表格软件，与其他商业服务结合在一起，形成了Google Apps套件，后来更名为G suite，现在更名为Google Workspace。虽然谷歌的生产力套件并没有立即在商界掀起风暴，但随着时间的推移，它的功能和受欢迎程度都有所提高，据该公司2023年的数据显示，它拥有1000万付费客户。
与此同时，微软已将其重点从传统的授权Office软件转移到微软365(以前的Office 365)，这是一种基于订阅的版本，被视为一种服务，经常更新和新功能。微软365是我们这篇报道的重点。
如今，为你的企业选择一套办公套件不像以前那么简单了。我们是来帮忙的。
Google Workspace vs. Microsoft 365:基础
定价:Google Workspace和Microsoft 365订阅相比。
谷歌工作空间vs微软365:逐个应用
谷歌工作空间vs微软365:人工智能工具
Google Workspace vs. Microsoft 365:其他应用程序和附加功能
Google Workspace vs. Microsoft 365:安全和管理工具
Google Workspace vs. Microsoft 365:服务和支持
微软365和谷歌工作空间可以一起工作吗?
谁应该使用谷歌工作空间
谁应该使用Microsoft 365
谷歌工作空间和微软365有很多共同之处。两者都是基于订阅的，根据客户需要的功能，按不同的等级每月向企业收取按人收费。虽然Google Workspace是基于网络的，但它也有离线工作的能力。虽然Microsoft 365是基于安装的桌面软件，但它也提供了基于网络的应用程序版本(功能较弱)。
这两个套件都可以很好地用于各种设备。因为它是基于网络的，所以谷歌工作区可以在任何操作系统上的大多数浏览器上运行，谷歌还为Android和iOS提供移动应用程序。微软为Windows、macOS、iOS和Android提供Office客户端应用程序，其基于web的应用程序可以跨浏览器运行。
这些套件还提供相同的基本核心应用程序。每个软件都有文字处理、电子表格、演示、电子邮件、日历和联系人程序，以及视频会议、消息传递和笔记软件。每个都有与之关联的云存储。两者都提供了强大的生成AI工具。
但是这些单独的应用程序在套件之间是完全不同的，在业务环境中处理它们的管理工具也是如此。这两个套件还提供了许多额外的工具。因此，决定哪种套件更适合您的业务是非常困难的。
这就是这部分的由来。我们详细介绍了办公套件的各个方面，从逐个应用程序的比较到每个套件处理协作的效果，应用程序集成的效果，人工智能功能，定价，支持等等。这里我们关注的是这些套件如何为企业服务，而不是个人使用。
“跟着钱走”是各地调查人员的神圣格言，当你开始决定哪种办公套件更适合你时，这也是一个很好的开始。个人可以免费使用这两个套件中的一些在线应用程序——包括Google Docs、Sheets和Slides，以及Microsoft Word online、Excel online和PowerPoint online——但企业应该考虑付费的Workspace和Microsoft 365订阅，以获得必要的安全和管理功能。
看看下面的表格，首先是Google Workspace，然后是Microsoft 365，比较一下计划和价格。
Google Workspace有五个主要的商业版本:Business Starter、Business Standard、Business Plus、Enterprise Standard和Enterprise Plus。还有三个Essentials软件包不包含Gmail。
最基本的计划是Essentials Starter，这是一个最多可容纳100个用户的免费计划，但它不包括支持，只有基本的管理工具。商业计划的起价为每个用户每月6美元，适用于用户不超过300人的公司，而企业计划对用户数量没有限制。(你需要联系谷歌了解企业套餐的定价。)
您可以在下面的表中找到每个计划中包含的详细信息，但一般来说，升级到更昂贵的计划可以获得更多的存储空间和更复杂的安全性和管理工具。更高级别的计划还可以解锁工作区应用程序中的其他特性和功能。
例如，使用Business Starter计划，您可以在Meet视频会议中有多达100名参与者。商业标准计划的参与者人数将达到150人，该计划还增加了诸如噪音消除、内容审核和分组讨论室等高级功能。使用Business Plus或Enterprise Standard计划，您可以在会议中有500名参与者，而Enterprise Plus计划最多支持1,000名参与者。一定要阅读细则，这样你就知道你得到了符合你需要的正确计划。
谷歌工作空间小企业计划
Google Workspace Business Starter
谷歌工作空间商业标准
Google Workspace Business Plus
Google Workspace Essentials Starter
价格＊
6美元/ user / mo。
12美元/ user / mo。
18美元/ user / mo。
免费的
用户限制
300
300
300
100
Gmail
是的
是的
是的
没有
核心应用:文档，表格，幻灯片
是的
是的
是的
是的
移动应用**的文档，表格，幻灯片，Gmail
是的
是的
是的
是的
Google Drive存储
每用户30GB
每个用户2TB;团队共享驱动器;在所有公司进行搜索内容在谷歌服务
每个用户5TB;团队共享驱动器;在所有公司进行搜索内容在谷歌服务
每用户15GB
AdditioNal应用和服务
日历，见面，聊天，表格，网站，任务，保持，Jamboard, AppSheet核心，商业团体，独立双子座应用程序
与Business Starter相同，具有高级功能和功能，如预约页面，电子邮件布局，邮件合并
与业务标准相同，在Meet和add中有更高的参与者限制部分功能
日历，满足，聊天，形式，任务，保持，Jamboard
安全和管理工具
标准工具，包括组策略控制、两步验证和端点管理
一切都在Business Basic加上更强大的工具，包括数据区域和谷歌工作空间迁移工具
Business Standard中的所有功能加上更强大的工具，包括安全的LDAP、高级端点管理和用于保留、归档和搜索数据的Google Vault
没有支持只有基本的管理工具，包括使用和活动报告
附加组件＊＊＊
双子座的谷歌工作空间，谷歌语音，AppSheet企业Plus，更多
双子座的谷歌工作空间，谷歌语音，AppSheet企业Plus，更多
双子座的谷歌工作空间，谷歌语音，AppSheet企业Plus，更多
谷歌工作空间企业计划
谷歌工作空间企业标准
谷歌工作空间企业版
谷歌工作空间企业必备
Google Workspace Enterprise Essentials Plus
价格
有限公司联系谷歌销售
有限公司联系谷歌销售
有限公司联系谷歌销售
有限公司联系谷歌销售
用户限制
没有限制
没有限制
没有限制
没有限制
Gmail
是的
是的
没有
没有
核心应用:文档，表格，幻灯片
是的
是的
是的
是的
移动应用*文档，表格，幻灯片，Gmail
是的
是的
是的
是的
Google Drive存储
每用户5TB **;团队共享驱动器;在所有公司进行搜索内容在谷歌服务
每用户5TB **;团队共享驱动器;在所有公司进行搜索内容在谷歌和第三方服务
每个用户1TB;团队共享驱动器;在所有公司进行搜索内容在谷歌服务
每个用户5TB;团队共享驱动器;在所有公司进行搜索内容在谷歌服务
AdditioNal应用和服务
日历，见面，聊天，表格，网站，任务，保持，Jamboard, AppSheet核心，商业团体，独立双子座应用程序
与企业标准相同，在Meet + add中有更高的参与者限制部分功能
日历，见面，聊天，表格，网站，任务，保持，Jamboard，商业团体，独立双子座应用程序
与Enterprise Essentials和AppSheet Core相同
安全和管理工具
增强的支持和工具包括组策略控制、两步验证、企业端点管理、安全LDAP、Google Vault、数据丢失预防、上下文感知访问、Google Workspace Migrate Tool
Enterprise Standard中的所有功能加上更强大的工具，包括客户端加密、高级数据区域、S/MIME加密和高级安全报告
增强的支持和工具，包括组策略控制、两步验证、企业端点管理和Google Vault
Enterprise Essentials中的所有功能加上更强大的工具，包括高级数据区域、安全LDAP、数据丢失预防、上下文感知访问和高级安全报告
附件* * *
双子座谷歌工作空间，谷歌语音，AppSheet企业Plus, Chrome企业高级，人工智能安全，更多
双子座谷歌工作空间，谷歌语音，AppSheet企业Plus, Chrome企业高级，人工智能安全，有保证的控制，更多
双子座的谷歌工作空间，谷歌语音，AppSheet企业Plus，更多
双子座谷歌工作空间，谷歌语音，AppSheet企业Plus, Chrome企业高级，人工智能安全，更多
要了解更多详细信息，请查看谷歌比较流行计划的页面以及所有计划的深入功能列表。还要注意，高级Google Workspace计划中提供的一些功能可以作为独立服务购买。此外，Google还为医疗保健和生命科学、零售、制造、政府、专业服务和技术组织提供了专门版本的Workspace Enterprise，并为非营利组织和教育机构提供了一系列免费和付费的Workspace版本。甚至还有针对单人企业的个人工作空间计划。
微软365商业版的订阅则更为复杂，从面向小型企业的入门版微软365商业基础版的每位用户每月6美元，到面向企业的功能最丰富的版本微软365 E5版的每位用户每月55美元。
所有小型企业计划都标有“Microsoft 365”，但在企业层面，有“Microsoft 365”和“Office 365”两种计划。两者的主要区别在于Microsoft 365计划包含Windows，而Office 365计划不包含Windows。但同样值得注意的是，一些较新的Microsoft 365应用程序，包括Loop、Clipchamp和Lists，不支持Office 365计划。
下面的表格列出了每个版本的内容。第一张表格中的计划适用于员工不超过300人的小企业;第二个表中的选项适用于较大的组织。
微软365小型商业计划
Microsoft 365 Business Basic
Microsoft 365 Business Standard
微软365商业高级版
微软365商业应用程序
价格*
6美元/ user / mo。
12.50美元/ user / mo。
22美元/ user / mo。
8.25美元/ user / mo。
用户限制
300
300
300
300
核心应用:Word, Excel, PowerPoint, Outlook
是的
是的
是的
是的
桌面/移动应用** Word, Excel, PowerPoint, Outlook
No / Yes
Yes /是
Yes /是
Yes /是
窗口包含
没有
没有
没有
没有
交换电子邮件托管，自定义域，共享日历
是的
是的
是的
没有
oneDrive存储
每个用户1TB
每个用户1TB
每个用户1TB
每个用户1TB
AdditioNal应用和服务
团队，OneNote, SharePoint, Clipchamp，表单，列表，计划，要做，流，Delve，预订，Visio
相同的业务基础加上访问***，出版商***，循环
与业务标准相同
OneNote, Access, Publisher
安全和管理工具
基本的管理和安全工具，包括反网络钓鱼、反垃圾邮件和反恶意软件保护
一切在商业基本加上先进的电子邮件保护
商务标准中的一切，加上Entra ID身份和访问管理、Intune端点管理、Defender for Business高级威胁保护和Purview数据保护
基本的管理和安全工具，包括反网络钓鱼、反垃圾邮件和反恶意软件保护
附加组件＊＊＊＊
Copilot for Microsoft 365, Teams Premium, Teams Phone, Viva Suite, Power Platform, Clipchamp, Defender for Business, Intune
Copilot for Microsoft 365, Teams Premium, Teams Phone, Viva Suite, Power Platform, Clipchamp, Defender for Business, Intune
Copilot for Microsoft 365, Teams Premium, Viva Suite, Entra Suite
Copilot for Microsoft 365, Teams Essentials
Microsoft 365和Office 365企业计划
微软365 E3
Microsoft 365 E5
Office 365 E1
Office 365 E3
Office 365 E5
微软365企业应用程序
价格*
用户/ mo 33.75美元。
用户/ mo 54.75美元。
用户/ mo 7.75美元。
用户/ mo 20.75美元。
用户/ mo 35.75美元。
用户/ mo 12美元。
用户限制
没有限制
没有限制
没有限制
没有限制
没有限制
没有限制
核心应用:Word, Excel, PowerPoint, Outlook
是的
是的
是的
是的
是的
是的
桌面/移动应用** Word, Excel, PowerPoint, Outlook
Yes /是
Yes /是
No / Yes
Yes /是
Yes /是
Yes /是
窗口包含
是的
是的
没有
没有
没有
没有
交换电子邮件托管，自定义域，共享日历
是的
是的
是的
是的
是的
没有
oneDrive存储
每个用户5TB;更多的请求(如果< 5个用户，每个用户1TB)
每个用户5TB;更多的请求(如果< 5个用户，每个用户1TB)
每个用户1TB
每个用户5TB;更多的请求(如果< 5个用户，每个用户1TB)
每个用户5TB;更多的请求(如果< 5个用户，每个用户1TB)
每个用户1TB
AdditioNal应用和服务
OneNote, SharePoint, Access***， Publisher***， Loop, Clipchamp, Forms, Lists, Planner, To-Do, Stream, Delve, booking, Visio, Sway, Power Apps, Power automation, Viva Engage, Viva Insights
与M365 E3 + Power BI Pro相同
SharePoint, Forms, Planner, To-Do, Stream, Delve, booking, Sway, Power Apps, Power automation, Viva Engage, Viva Insights, Visio
与O365 E1 + OneNote, Access, Publisher***相同
与O365 E3 + Power BI Pro相同
OneNote, Access, Publisher, Forms, Delve, Sway
安全和管理工具
高级工具包括Intune、Defender for Endpoint、组策略支持、带有Entra ID的单点登录、Windows Hello for Business、高级威胁分析、电子发现和审计
M365 E3中的一切都加上高级Defender威胁保护，高级Purview信息保护，内部风险管理
标准工具包括用户配置、移动设备管理、M365组、MFA、带有Entra ID的SSO
O365 E1中的所有功能加上组策略支持、共享计算机激活、信息保护、基本的eDiscovery和审计
所有在O365 E3加上先进的权限合规性功能，先进的消息加密，O365云应用程序安全，M365卫士
标准工具包括带有Entra ID的单点登录，组策略支持
附件* * * *
Teams Enterprise、Copilot for Microsoft 365、Power BI Pro、Viva Suite、Entra Suite，以及许多安全性、合规性和Power Platform附加组件
Teams Enterprise, Copilot for Microsoft 365, Viva Suite, Entra Suite，许多安全性，合规性和Power Platform附加组件
Teams Enterprise, Copilot for Microsoft 365, Clipchamp, Power BI Pro, Viva Suite, Entra Suite，许多安全性，合规性和Power Platform附加组件
Teams Enterprise, Copilot for Microsoft 365, Clipchamp, Power BI Pro, Viva Suite, Entra Suite，许多安全性，合规性和Power Platform附加组件
Teams Enterprise, Copilot for Microsoft 365, Clipchamp, Viva Suite, Entra Suite，许多安全性，合规性和Power Platform附加组件
微软365的副驾驶，各种安全和合规的附加组件
了解更多关于Microsoft 365小型商业计划，以及Microsoft 365企业计划和Office 365企业计划。微软还为雇佣一线员工的组织、教育机构、政府机构和非营利机构提供了一系列微软365计划。
如上表所述，许多Microsoft 365应用程序和服务都是按“点菜”方式提供的。有些公司更愿意为较低级别的计划付费，然后再为其中的一两个附加项目付费，而不是为更高级别的综合计划付费。
注意:如果你真的想深入了解细节，微软发布了非常详细的pdf文件，展示了企业和小企业计划的内容，以及每种计划可使用的附加组件。
每个企业都有不同的需求，你的企业可能更看重某些应用。对于一些公司来说，文字处理和电子邮件可能是办公套件中最重要的应用程序，而另一些公司则可能首先需要一个功能强大的电子表格程序。
为了提供帮助，我们比较了Google Workspace和Microsoft 365中的主要办公应用程序，以便您可以将注意力集中在对您的业务最重要的应用程序上，并让它们的优缺点指导您的整体决策。我们还比较了每个套件的AI工具。
决定你的业务使用谷歌文档还是微软Word会更好是相当简单的。对于您的用户来说，哪个更重要:易于使用的协作还是最大范围的文档创建和编辑功能?在协作方面，Google Docs更好。作为一个功能齐全的文字处理软件，你会想要word。
我说Word有优越的功能，并不是指你的企业可能永远不会使用的一堆工具。我指的是使您的工作流程更简单、更高效的强大功能。
例如，如果你正在创建一份报告、宣传册、简历或几乎任何其他类型的文档，Word提供了一套优秀的预构建模板，这样你就可以快速写作，知道你的文档将有一个坚实、有用的设计。Word有200多个不同的商业模板，而Google Docs只有不到60个各种类型的模板，包括个人、商业和教育模板。(微软声称Word有数千个模板，但我们无法全部计算出来。)Word还提供了更多的图表类型和样式来嵌入到文档中。
但在实时协作方面，Google Docs胜过Word。协作是无缝的，从一开始就内置在应用程序中，而Word更难使用，不那么全面，感觉像是附加的，而不是程序的一个组成部分。随着时间的推移，Word中的协作变得更加无缝，但它仍然没有赶上Docs。
对于非实时协作——编辑和标记文档以供他人审阅——Word一直是黄金标准，但Google Docs已经走过了漫长的道路，现在几乎和Word一样好。Word的编辑工具有更细粒度的控件，但除此之外，它们几乎是均匀的。
你公司的用户大多是单独处理电子表格，还是经常与其他人合作?这个问题的答案将决定Excel和Google表格哪个更适合你的业务。
对于那些主要靠自己工作的人来说，Excel无疑是赢家。和Word一样，它有大量的模板可供选择，丰富得令人尴尬。例如，针对不同类型的预算，有超过90个模板。无论是商业预算还是特殊用途的预算，比如营销活动的预算，你都可能找到一个适合你需要的预算，而且很容易编辑。相比之下，Google表格只有三种不同的预算模板，其中两种是年度预算的不同版本。
Excel还提供了比Google表格更多的图表类型——总共19种——包括列、线、饼、条形和区域等流行的图表类型;更复杂的，如雷达、曲面和直方图;还有一些主要是数据专业人士知道的，比如box & whisker。许多图表类型都有多个子类型——例如，在条形图中，您会发现聚集条形图、堆叠条形图等等，每种都有两种变体。Google表格只有七种主要类型的图表和少数无法分类的单独图表。用Excel创建图表也比用Google Sheets更简单。
不过，Google Sheets在实时协作方面远远超过了Excel。与Docs一样，协作也直接嵌入到Sheets中。它不仅有更强大的工具，而且它们是自然集成的，易于访问。这同样适用于编辑和评论电子表格。与Word一样，随着时间的推移，Excel的协作功能得到了改进，但仍未赶上Sheets。
与文字处理和电子表格应用程序一样，谷歌幻灯片还是PowerPoint最适合你的业务取决于一个问题:你看重演示程序中的协作功能还是强大的功能?如果合作是你公司的王道，谷歌幻灯片是更好的选择。不管出于什么原因，ppt都是。
例如，PowerPoint的QuickStarter功能可以快速开始演示。选择演示文稿的主题，QuickStarter将指导您创建大纲、入门幻灯片、模板和主题。
同样，使用PowerPoint，添加图形、过渡、动画和多媒体也更容易。它也有更多的图表和表格类型。当涉及到演讲本身时，它提供了复杂的选项，具有创新的功能，如排练时间，它可以计算你在排练演讲时每张幻灯片所花费的时间。这样，你就不会在每张幻灯片上陷入困境，你可以练习给每张幻灯片应有的效果。谷歌幻灯片没有类似的东西。
然而，在协作方面，谷歌幻灯片占据了主导地位，这远远超过了PowerPoint内置的功能。因为Slides提供的功能比PowerPoint少，所以用它创建幻灯片稍微容易一些，因为它没有在界面中包含那么多功能。
如果你喜欢简单，你会更喜欢Gmail而不是Outlook。Gmail的界面比Outlook干净得多，也不那么杂乱，在易用性和功能强大之间取得了最佳平衡。不过，Outlook已经取得了一些进展，使用起来更简单，有一个新的简化功能区，你可以打开。
无论是创建、回复还是管理电子邮件，Gmail都提供了一个直观的界面和易于使用的工具，可以让您快速完成工作。我最喜欢的包括一个人工智能驱动的选项，它可以在你输入时提示单词和短语，一个“轻推”功能，可以显示被遗忘的信息，还有一个方便的贪睡按钮，可以延迟收到的信息。它通过过滤到特定文件夹来自动处理消息的能力也很容易使用。
不过，在功能方面，Outlook更胜一筹。例如，Outlook提供了包括Quick Steps和自定义在内的许多工具，这些工具可以以Gmail无法实现的复杂方式自动处理邮件。由于联系人和日历功能是Outlook本身的一部分，因此它们与电子邮件集成得很好。Gmail依赖于单独的Google Contacts和Calendar应用程序，这两个应用程序操作起来可能有点麻烦。
此外，Outlook的左侧窗格可以直接链接到所有Microsoft 365应用程序，它还允许你链接到Gmail帐户，这样你就可以直接在Outlook中阅读和管理所有邮件帐户。Gmail没有类似的服务。
Outlook以其令人困惑的界面而闻名，它充斥着太多的功能和选项。不过，最新版本已经简化了，尽管Gmail使用起来仍然简单得多，但你不会像过去那样容易迷失在Outlook中。
如果你的用户想要所有可能的功能，Outlook可以提供所有功能。要想快速完成工作，Gmail是一个更好的选择。
正如我在这篇文章中多次提到的，当涉及到文档协作时，Google Workspace比Microsoft 365要优越得多——它直接嵌入到界面中，而不是像Office应用程序那样让人觉得是事后才想到的。所有事情都摆在你面前，你可以邀请人们进行协作，设置他们的协作权限，并在你们一起工作时与他们聊天。在Office中使用协作需要更深入的学习曲线，即使你学会了怎么做，它也不像在谷歌应用程序中那样无缝。
不过，在单个文档上协同工作只是等式的一部分。当涉及到更复杂的企业级协作功能时，Microsoft 365包含的工具比Google Workspace提供的任何工具都要好。例如，Microsoft Teams将群组聊天、在线会议、视频会议、定制工作区、日历和共享团队文件存储库结合在一起，其方式比Google所拥有的任何东西都更复杂、更有用。Teams与Office平台的其他部分有着紧密的联系，可以轻松地与Outlook、SharePoint、oneDrive for Business等进行集成。
Teams曾经包含在所有M365商业和企业计划中，但在欧盟面临反垄断审查后，微软将Teams从其M365企业计划中分离出来，首先是在欧盟，然后是全球。企业客户现在必须在单独的许可证下购买Teams，尽管它仍然包含在M365小型企业计划中。
就其本身而言，Workspace提供了用于视频会议的Google Meet和用于消息传递的Google Chat。还有Spaces，这是一个工作流集成和协作工具，作为Google Chat的一部分，与Google Calendar、Drive、Docs、Sheets、Slides、Meet和Tasks集成在一起。Spaces允许您创建共享工作区，您可以在其中聊天、共享文件和分配任务。
这些工具都很有用，也很简单，尽管不如微软365的功能强大。
除了最便宜的Google工作空间版本Essentials Starter和Business Starter，这两个套件都有相当大的存储空间，它们分别只提供每人15GB和30GB的存储空间。企业基本版计划包括每个用户1TB，业务标准版包括每人2TB，业务+版、企业标准版和企业+版包括每人5TB。企业标准版和Plus版用户可以向谷歌申请更多存储空间。
微软365的小型企业和低级企业计划包括每个用户1TB的存储空间，而其E3和E5计划包括每个用户5TB的存储空间。拥有E3和E5计划的客户可以向微软申请额外的存储空间。(少于5个用户的订阅只能获得1TB的存储空间，而且不能扩展。)
Google Workspace和Microsoft 365的存储和共享文档功能几乎没有什么区别。Google Drive和微软oneDrive for Business都直接与他们自己的办公套件集成，都允许你访问任何设备上的文件。在Workspace中，文件默认保存在云中，而不是设备本身，不过您也可以将它们存储在本地。在微软365中，它们通常存在于每台设备上，也存在于云中，所有这些都是同步的，尽管你可以选择只将特定的文件和文件夹保存在云中。
如果你担心Google cloud-first Workspace的离线访问，它提供了管理工具，允许管理员设置用户是否可以访问他们的文档，并在他们的计算机未连接到互联网时使用Docs、Sheets和Slides。这些工具允许管理员在每台允许该访问的计算机上安装策略，或者让每个用户决定是否允许脱机访问。
oneDrive有一个很好的功能，叫做oneDrive Files on Demand，用户可以根据文件和文件夹的不同来决定哪些文件应该存储在个人设备上，哪些文件应该留在云端。不过，如果你想把这些文件和文件夹放到设备上，你仍然可以下载它们。
几乎所有的Microsoft 365商业和企业计划还包括微软SharePoint服务的免费版本，称为SharePoint Online。SharePoint online为存储和共享添加了大量功能。它通常通过一系列小型站点来管理和组织文档、工作流和其他共享信息。
SharePoint在线是作为一项服务交付的，由微软托管，因此企业不需要为它购买和管理自己的服务器和基础设施。然而，他们可能需要管理员来处理一些SharePoint在线任务，比如内容管理和门户设计。
SharePoint还有一个付费版本，名为SharePoint Server，它需要获得单独的许可，不包含在Microsoft 365中。使用SharePoint Server，您的企业可以托管和管理SharePoint所需的物理和软件基础设施。这意味着执行诸如机架服务器之类的任务;应用安全补丁和功能更新;监控正常运行时间、可靠性和安全性。使用SharePoint Online，这些任务由微软来处理。
谷歌并没有在谷歌工作空间中提供与SharePoint在线相同的功能。商业、教育和企业计划的订阅者可以使用一个名为共享驱动器的功能，这是一个可以由多人访问和管理的Google Drive文件夹。它们可以作为团队成员存储和共享文档、图像和其他文件的便捷存储库，但共享驱动器不像SharePoint提供的那样是集成的内部网站点。
最后一点:谷歌在Google Drive中查找文档的搜索工具比微软在OneDrive中的搜索工具要好得多，它的云搜索功能将谷歌的搜索能力扩展到公司的所有内容。话虽如此，使用文件资源管理器浏览oneDrive通常比在网络上浏览Google Drive更容易。
像Google Workspace和Microsoft 365这样的办公套件是巨大的生产力助推器;对于任何企业来说，不使用它们或类似的东西几乎是不可想象的。许多人认为，同样的事情最终也会发生在人工智能上——无论是传统的人工智能还是更新的生成式人工智能工具，比如微软365 Copilot和谷歌工作空间的Gemini。
这两个套件多年来都内置了人工智能功能。Microsoft 365的Power automation(以前称为Microsoft Flow)使用人工智能来帮助人们使用自然语言提示构建工作流。Microsoft Power BI是一款连接Excel和其他数据源的数据可视化应用程序。微软编辑器可以在Word和Outlook中进行文本预测、拼写和语法检查。
谷歌工作空间中内置的人工智能工具包括用于创建文档的智能撰写和用于回复评论的智能回复。工作区还有智能清理功能，它可以识别工作表中的错误并纠正它们，以及智能填充功能，它可以自动向工作表添加数据。
但最热门的还是最近发布的genAI工具，比如Microsoft 365 Copilot和Google Workspace的Gemini。GenAI在与生产力套件结合使用时尤其有效，添加新的GenAI功能显然是两家公司的首要任务。有些人认为基因工具已经成为办公套件的必备组件。
这些工具的完整版本并不是Microsoft 365或Google Workplace的核心部分。对于任何规模的企业来说，M365 Copilot每个用户每月需要额外支付30美元，而Gemini有两个级别，Gemini business的每个用户每月20美元，而更强大的Gemini Enterprise的每个用户每月30美元。(如果你按月支付，而不是按年支付，双子座的价格略高。)
微软365 Copilot问世的时间更长，比谷歌工作空间的Gemini更出名。它集成了Word、Excel、PowerPoint、Outlook和Teams。
在Word中，它可以根据提示创建文档，也可以根据给定的现有文档创建新文档，例如，根据现有的营销文档创建新的销售文稿。在PowerPoint中，它的工作原理类似，可以根据提示或现有文档创建演示文稿。它在Excel中的功能要弱得多，但它在挖掘Excel文档中的活动信息方面做得很好。
在Outlook中，它可以根据提示或文档编写电子邮件，也可以回复电子邮件和总结电子邮件主题。在团队中，它可以总结会议的主要讨论点，并建议行动项目，以及其他功能。
它还可以提供项目的整体视图，然后让您深入了解更细粒度的信息-例如，找到一个特定的电子表格，其中包含新业务线未来五年的收入预测。(有关核心Microsoft 365应用程序中的Copilot的更多信息，请参阅“Microsoft 365的Copilot深度潜水:高价格的生产力”。)
微软最近宣布了更多的Microsoft 365 Copilot功能，包括一款名为Copilot Pages的新应用程序，该应用程序专为持续的人工智能协作而设计。与典型的短暂的genAI输出不同，这个共享画布提供了一个持久的环境，用户可以在其中与AI和其他人进行交互，并保存所有内容以供将来构建。
直到最近，谷歌工作空间的Gemini提供的功能比M365 Copilot少，但现在它的功能非常相似。双子座可以根据提示写新的文档和电子邮件。在文档、表格和幻灯片中，它可以总结、分析和从头开始或基于现有文件和电子邮件生成新内容。
在Gmail中，Gemini可以总结邮件主题，从以前的邮件中查找信息，并建议回复选项。在幻灯片中，它可以创建图像，从图像中删除背景，并生成新的幻灯片。在工作表中，它可以创建表格和公式，以及为项目时间表、预算、图表和其他目的创建模板。在文档中，Gemini可以用于与同事协作创建文档——例如，多个人可以处理同一份文档，每个人都可以使用提示来产生每个人都可以一起工作的想法。
就像Meet在整体上不如Teams强大一样，双子座在Meet中的能力也不如副驾驶在Teams中的能力强大;谷歌表示，它可以记录会议记录、生成会议摘要、创建自定义背景以及提高视频和音频质量。另一方面，Gemini做了一些Microsoft 365 Copilot做不到的事情:无需使用AppSheet编写代码即可构建应用程序。(有一个类似的Copilot功能，但它需要一个单独的Copilot Studio许可证。)
值得注意的是，随着生成式人工智能成为两家公司的首要任务，Copilot和Gemini都将迅速获得更多功能，并与各自的应用程序套件和第三方软件进行更多整合。在编写本文时，两家公司都在其genAI工具中引入了几个新功能，我们毫不怀疑，在可预见的未来，它们将继续这样做。
最后一点:谷歌最近宣布，其Workspace Business、Enterprise和Frontline计划很快将包括免费访问其独立的Gemini应用程序。该应用程序提供了Gemini的一些功能，例如从文档和电子邮件中提取信息和生成摘要的能力，并提供了企业安全保护。在工作空间应用程序中使用Gemini仍然需要为谷歌工作空间订阅单独的Gemini，但即使为企业用户提供在安全环境中免费访问Gemini应用程序的机会，也可能让谷歌在这场基因争夺战中占据优势。
微软365远远超出了套件的基础，它有大量额外的应用程序和更小的应用程序。其中包括Access，它可以用于基于模板或完全从头开始构建业务应用程序。它是为非开发人员设计的，尽管它确实需要一些编码技巧。Access仅适用于Windows，并且只包含某些订阅:商业标准版和高级版、M365企业版应用程序、Office 365 E3和E5以及M365企业版应用程序。
大多数M365订阅用户都可以使用oneNote笔记应用程序，它是Office套件中非常有用但未得到充分利用的部分。企业级计划还包括Microsoft Forms和Microsoft Planner。Microsoft Forms是一款应用程序，可以让你创建调查、测验和投票。Microsoft Planner顾名思义，可以帮助团队制定计划、分配任务、共享文件、讨论正在进行的工作，并跟踪更新。它可以单独工作，也可以与Microsoft Teams集成。
微软365企业计划中包含的另一个应用程序是Power automation(以前称为Microsoft Flow)，它允许企业自动执行重复任务并将其集成到工作流中——例如，当一个新项目添加到SharePoint时自动发送警报。Microsoft Clipchamp提供视频编辑和设计工具，Microsoft Loop是一个协作工具，可以让您构建集成项目所有部分的工作区。
一些计划中包含的其他应用和服务包括低代码应用开发工具PowerApps;生产力分析工具Viva Insights;Delve，一个让用户在Microsoft 365中查找和组织内容的工具;用于创建基于web的演示文稿的工具Sway;To Do，一个与其他M365应用程序集成的待办事项列表应用程序;绘图应用Visio;预约安排应用。
谷歌工作区也有额外的功能。Google Forms与Sheets配合使用，特别有用。顾名思义，它允许您为各种各样的目的创建表单，例如订单、工作请求、休假请求或获取关于事件的反馈。
Google Sites是另一个有用的工具。它允许您为单个项目、活动和其他类似目的创建团队和公司网站。谷歌的Keep笔记应用程序也很简单，没有微软的OneNote那么复杂。AppSheets提供了一个低代码应用程序开发环境。
如果你想创建图纸，特别是图表，你会喜欢Google图纸，它不包括在Google工作区中，但可以与它协同工作(并且是免费的)。如果你用Drawings创建了一个绘图，并将其嵌入到Google Doc中，然后对绘图文件本身进行了更改，Google Docs中的绘图也会被更新。
除了微软的Access和Clipchamp以及谷歌的AppSheets之外，这些额外的工具都没有提供让你瞠瞠不及的功能，它们可以让那些编程经验有限的人创建真正有用的应用程序。因此，它们可能不会影响您决定哪个套件最适合您的业务。对于许多公司来说，它们是“有就好”的工具，而不是“必须”的工具。
为您的业务选择具有最佳功能的生产力套件是一回事，但经常被忽视的是管理套件和保护数据的难易程度。即使是最好的面向用户的特性也无法弥补安全性和管理工具的不足。
这两个套件都是通过web界面管理的，在这两个例子中，界面都留下了一些需要改进的地方，有些令人困惑的选项和布局。然而，Microsoft 365管理中心的简化视图胜过Google Workspace中的任何功能，因为它可以让您轻松完成最常见的任务，包括编辑新用户和现有用户、更改许可证、支付账单以及在设备上安装Office。
除了界面之外，Microsoft 365还提供了更好的管理帐户安全性、卓越的移动管理和更多的管理控制。这两个套件都以企业级安全性保护您的数据，并提供一个中央安全中心来管理用户权限和保护。
要了解更深入的比较，请查看“Google Workspace vs. Microsoft 365:哪个有更好的管理工具?”
在理想情况下，办公套件不会出任何问题，也没有人需要技术支持。但我们并不生活在那个理想的世界里。所以你会想知道谷歌工作空间和微软365提供的支持和更新。
Google工作空间通过电话、电子邮件和聊天提供全天候的技术支持，但仅限于工作空间管理员。还有一个可搜索的管理员帮助中心和一个博客，涵盖了Google Workspace更新的发布信息。谷歌工作空间社区(Google Workspace Community)也很有用，它包括论坛和YouTube视频，帮助管理员完成常见任务。非管理员必须访问Google的通用帮助区域，该区域包括许多Google产品，如YouTube、Google Maps和Google Photos，以及Google Workspace的各个组件。还有一个谷歌工作空间学习中心用于用户培训。
微软还通过电话、电子邮件和聊天为微软365管理员提供全天候的技术支持。微软365管理中心帮助网站包括针对小企业和企业的帮助，微软365培训网站为管理员、IT专业人员和微软365用户提供全面的视频培训。有相当多的论坛专门讨论Microsoft 365。微软Office帮助和培训区有各种各样的帮助，包括应用程序级别的帮助，以及为用户和管理员提供的故障排除。在更新方面，微软通常每月发布一次或多次Microsoft 365更新，并在网上发布每次更新的信息。
正如您在本文中所看到的，Microsoft 365和Google Workspace各有优缺点，因此您可能会想同时使用它们——例如，Microsoft 365用于文档创建，而Google Workspace用于协作。
理论上，这是可能的。实际上，这是个坏主意。在某种程度上，这是因为Google Workspace的文档没有保存为具有自己文件格式的本地文档。相反，它们生活在谷歌的服务器上。你可以将它们保存为各种文件格式，包括Microsoft 365的。docx、。xlsx和。pptx，你也可以从这些格式和其他格式中导入文件。甚至还有一种方法可以在谷歌服务器上以原始格式本地编辑Word、Excel和PowerPoint文件。但我发现，在Microsoft 365和Google Workspace之间的转换中，格式和布局经常会丢失，嵌入的视频无法工作，并非所有评论都显示出来，解决后的评论不会出现，你在Google上发表的评论不会被带回到Office中，等等。
此外，如果您在两个套件之间来回传输文件，那么工作流程就是一场噩梦。在线编辑的想法是让每个人都能在一个地方就每个文件的最新版本进行协作，但如果你同时使用Workspace和Microsoft 365，文件的不同版本可能会存储在Google Drive、oneDrive for Business或两者中。
但是，如果将一个套件用于内容创建、协作和存储，而另一个套件用于电子邮件、共享日历、群组聊天和视频会议等通信，会怎么样呢?再说一次，这在理论上是可能的，但我不觉得有什么意义。由于复杂的工作流程，它使一切变得更加困难，并且您将失去内置到每个套件中的集成。还有一个问题是，在没有明显好处的情况下，企业必须支付、管理和维护两套办公套件，而不是一套。
至于与其他企业软件(如Salesforce、Shopify、HubSpot等)的集成，两款套件都有很多工具可以做到这一点。如果某个特定的企业软件对您的业务特别重要，那么您最好在决定使用套件之前测试一下与Google Workspace和Microsoft 365的集成。
基于这些，什么样的公司应该使用谷歌工作空间呢?这很简单:如果文档协作已经融入了你公司的DNA——或者你想融入其中——那么Google Workspace就是为你准备的。它的实时协作功能远远超过了微软365所提供的任何功能。它们是套件设计中不可或缺的一部分，使用起来非常简单，几乎不需要任何时间就可以启动和运行它们。
如果你的公司不需要Microsoft 365各个应用程序的所有复杂功能，那么Google Workspace也是一个不错的选择。谷歌工作空间中的每一个单独的应用程序都比微软365的应用程序更容易使用，尤其是Gmail比Outlook更直接。如果你的用户需要大量搜索文档，那么Google Drive的搜索能力将轻松超过Microsoft 365。
如果强大和复杂的功能对你来说比最好的协作更重要，那么微软365就是为你准备的。它的每一个应用程序都胜过谷歌的同类工作空间。这并不是说你不能在Microsoft 365中进行实时协作。它只是有点繁琐，不像谷歌工作空间那样简单。微软365的标记功能是典型的，所以当人们需要审查彼此的工作时，它是一个很好的选择。
企业使用微软365还有其他原因。虽然Google Workspace的共享驱动器在共享文档和材料方面很有用，但它们无法与SharePoint提供的完全协作环境相匹敌。如果你想管理你的邮件服务器，而不是使用托管电子邮件，你还需要Microsoft 365。Microsoft Teams为团队之间共享工作提供了一种很好的方式——尽管它现在需要在企业级单独订阅。
本文最初发表于2020年2月，并于2024年10月更新。
