不管你有什么样的生产力目标，也不管你计划使用什么样的技术来完成它，你仍然可能从一个待办事项清单开始。学会制定一个可靠的待办事项清单是提高效率的关键第一步，因为你需要它来进入其他计划阶段，比如使用艾森豪威尔矩阵来确定任务的优先级，或者使用看板来组织它们。试着使用1-3-5规则一段时间，看看这个待办事项列表系统是如何为你工作的。
1-3-5法则承认，在典型的一天中，你没有时间做所有的事情。你真正有时间做的是一个大任务，三个中等任务和五个小任务。
这些可以是相关的，也可以是分开的。例如，一个大任务可能是去你的税务预约，这与你的三个中等任务无关:杂货店购物，准备工作会议，为朋友的生日挑选礼物。小任务可以是任何事情，从回复邮件到整理一周的衣服，这取决于你认为的大、中、小。
相反，该规则也适用于主要任务，并将它们分批分成较小的组。假设你正在计划一次度假。1-3-5规则可以帮助你分解你需要做的事情。最大的任务可能是预订机票和酒店住宿。三个中等任务可能是:买到你在目的地要做的任何事情的票，购买你需要的东西，以及找到一个宠物保姆。小任务可以是任何事情，从设定时间到给行程发送电子邮件。
每天一开始就列一张待办事项清单，然后逐项检查并抽出特别及时的事项。(这就是艾森豪威尔矩阵的用处所在，它可以帮助你根据紧急程度和重要性对责任进行排序。)从这一组中，找出一个大任务，三个中等任务和五个小任务。这就是你今天的任务清单。提前承认你不能也不会在一天内完成所有的事情，这有助于你专注于你能做和将要做的事情，而不是为明天剩下的事情而感到压力。
接下来，在日历上为每项任务安排好时间。使用时间限制，或者在你的日历上给你一天中需要做的每一件事指定一个特定的时间，并考虑给自己比你认为需要做每件事的时间少一点的技巧，来打破帕金森定律。帕金森定律认为，如果你给自己太长时间去做任何事情，你就会浪费时间。一旦你安排好了一天的工作，就从大任务开始吧。被称为“吃掉青蛙”的“大任务优先”的方法会给你一种完成任务的成就感，推动你继续完成那些中小型的任务。此外，很明显，主要的责任会花费最多的时间和资源，所以先把它解决掉可以确保你有时间和资源来完成它。
最后，要灵活。意想不到的任务或职责总是会突然出现，可能不容易归类到1-3-5盒子里。你也可能无法完成当天的某项任务。这里的目标不是打败自己，也不是超级严格。相反，这是为了帮助你减少被大量需要做的事情压垮的感觉，把它们按优先顺序排列，每天完成一定量的事情。如果有些事情没有处理好，第二天一定要把它重新写在清单上，然后继续做下去。
